कार्यालयमा व्यवस्थापन सूचना प्रणाली (MIS) को आवश्यकता र महत्व

सूचना व्यवस्थापन प्रणाली ( Management Informatin System ) परिभाषा दिदै यसका महत्वको बारेमा उल्लेख गर्नुहोस् ।

उत्तरः सूचना व्यवस्थापन प्रणाली :

·        संगठनको योजना तर्जुमा, निर्णय, समन्वय , अनुगमन , सुपरीवेक्षण , नियन्त्रण , मूल्याङ्कन, समस्या समाधान जस्ता व्यवस्थापकिय क्रियाकलापहरुलाई सहज र प्रभावकारी बनाउन सूचना तथ्याङको उद्देश्यपूर्ण संकलन, प्रशोधन, अभिलेख, भण्डारण र उपयोगको सम्मको कार्यलाई सूचना व्यवस्थापन प्रणाली भनिन्छ ।

·        संगठनका विभिन्न कार्यका लागि आवश्यक तथ्यपरक , विश्वसनीय एवं प्रशोधित सूचना तथा तथ्यांकड समयमा नै सहज ढंगले उपलब्ध गराउने व्यवस्थित संयन्त्र लाई नै सूचना व्यवस्थापन प्रणाली भनिन्छ । संगठनका हरेक क्रियाकलाप निर्णयमा आधारित हुने र निर्णयका हरेक प्रक्रिया सूचनामा आधारित हुने हुँदा सूचना व्यवस्थापनलाई संगठनको मेरुदण्ड मानिन्छ ।

·        व्यवस्थापनलाई कार्य सम्पादनका क्रममा आवश्यक पर्ने सूचना सहजरुपमा उपलब्ध गराउने पद्धतिलाई व्यवस्थापन सूचना प्रणाली भनिन्छ । यो तथ्याङ्क संकलन , प्रशोधन , भण्डारण र तथ्याङ्कलाई उपयोगि सूचनामा रुपान्तरण र प्रयोगको कार्य हो ।

·        संगठनका कार्य प्रणालीलाई दक्ष , मितव्ययी , तथा प्रभावकारी तुल्याउनका लागि सूचनाको सूचनाको संकलन , प्रशोधन , भण्डारण तथा वितरणलागि सूचनाको समूचित तथा व्यवस्थित प्रयोग गर्ने प्रणाली नै सूचना व्यवस्थापन प्रणाली हो ।

 

यसलाई विभिन्न विद्वानहरुको परिभाषाबाट पनि प्रष्ट पार्न सकिन्छ :

Stoner , " यो एउटा यस्तो औपचारिक विधि हो जसले व्यवस्थापनलाई उपयुक्त समयमा सहि किसिमले सूचना दिई निर्णय लिनमा सहयोग गरी संगठनको कार्यमा सजिलो गराउँदछ ।

"Griffin," व्यवस्थापन सूचना प्रणाली एउटा प्रणाली हो जसबाट वृहत तथ्यांक संकलन गर्ने र व्यवस्थापनलाई उपयोगी हुने गरी यसलाई संगठित र संक्षेपिकरण गरी ती व्यवस्थापकहरुलाई आफ्ना कामका लागि आवश्यक पर्ने सूचना प्रदान गर्दछ । ” अतः सूचना व्यवस्थापन एक पद्धति हो जसले संगठानिक कृयाकलापको सहजिकरण गर्ने, सूचना तथा तथ्याङ्कको संकलन, प्रशोधन, अभिलेख, भण्डारण र उपयोग गर्न सहयोग पुयाउँदछ । सूचना व्यवस्थापनलाई प्रभावकारी बनाउन सकेमा यसले व्यवस्थापकिय कार्यसम्पादनमा सकरात्मक प्रभाव पार्दछ । अहिले सूचना व्यवस्थापनको कुरा गर्दा प्रविधिमा आधारित सूचनालाइ बुझिने गरिन्छ ।

सूचना व्यवस्थापन प्रणालीको आवश्यकता / महत्व:

व्यवस्थापन सूचना प्रणाली सूचना तथा तथ्याङ्कहरुको संकलन , प्रशोधन एवं वर्गिकरण अवस्थामा भण्डारण गरिराख्ने एक सूचना संजाल हो जसबाट व्यवस्थापकिय कार्यका लागि आवश्यक सूचना सहज र शिघ्ररुपमा प्राप्त गर्न सकिने हुन्छ भने प्राप्त गरेका सूचना तथा तथ्याङ्कमा एकरुपता र . विश्वसनीयता समेत कायम हुन्छ । सहि र वास्तविक सूचनाको आधार संगठनले आफ्नो व्यवस्थापकिय कार्यहरु प्रभावकारीरुपमा गरी संगठनको वैधता , विश्सनीयता , प्रभावकारीता वृद्धि गर्न सकिन्छ । व्यवस्थापनको लागि सूचना रगत भए जस्तै सूचना व्यवस्थापन भनेको मुटु हो । यसको महत्वलाई निम्नानुसार उल्लेख गर्न सकिन्छ:

·        व्यवस्थापनलाई आवश्यक पर्ने सूचनाहरु एकिकृत र परिष्कृत रुपमा एकैथलोबाट प्राप्त गर्न सकिन्छ ।

·        नीति योजना बनाउन र निर्णय गर्न सहयोग पुग्दछ , कार्यान्वयन स्तरलाई आवश्यक पर्ने सूचना छिटो र पर्याप्त रुपमा प्राप्त गर्न सकिन्छ , व्यवस्थापकिय नियन्त्रण गर्न सहयोग पुग्दछ ।

·        भरपर्दो र विश्वसनीय सूचनाहरु प्राप्त गर्न सकिन्छ । अद्यावधिक सूचना उलब्ध गराउन सहायता गर्दछ ।

·        निर्णय प्रकृयामा सरल र छिटो बनाई प्रभावकारी कार्यान्वयन गर्न मद्धत गर्दछ ।

·        भावि योजना बनाउन मद्धत गर्दछ ।

·        व्यवस्थापनको विभिन्न तहको लागि आवश्यक विभिन्न प्रकृतिको सूचना छुट्टा छुट्टै किसिमले दिन सहयोग पुऱ्याउँदछ ।

·        अनावश्यक सूचनाको भार कम गर्न सहयोग पुग्छ । यसले आवश्यक सूचनाहरुलाई अद्यावधिक गर्ने र अनावश्यक सूचनाहरुलाई क्रमश विस्थापित गर्दै जाने गर्दछ ।

·        संस्थाको काम कारवाहिमा समन्वय गर्नमा सहयोग गर्दछ ।

·        पारदर्शिता कायम राख्न र अनुगमन र मूल्यांकन गर्न सहयोग गर्दछ ।

·        एउटै भण्डारबाट सूचना प्राप्त गर्न सकिन्छ , लागत कम हुन्छ ।

·        जनसहभागितामा वृद्धि हुन्छ ।

·        सूचना लुकाउने वा अरुको भर पर्नु पर्ने हुँदैन ।

·        योजनाको कार्यान्वयन र पृष्ठपोषण प्राप्त गर्न सकिन्छ ।

·        नियमित कार्यसञ्चालन गर्न सहयोग गर्दछ ।

·        जोखिम रोक्न र कार्यकुशलता बढाउन मद्धत गर्दछ । कर्मचारी तथा संगठनको प्रभावकारीताको मूल्याङ्कन गर्न सहयोग गर्दछ ।

·        उत्प्रेरणा , समन्वय , सहकार्य र सम्बन्ध विकास गर्न सहयोग गर्दछ ।

 

अतः सूचना निर्णयको आधार हो । यसका साथै सूचना शक्ति पनि हो । प्रशासनका हरेक क्षेत्रमा गरिने व्यवस्थापकिय गतिविधिहरुले प्रभावकारी , सहि र पर्याप्त सूचनाको उपलब्धताको स्थितिमा मात्र जीवन्तता प्राप्त गर्दछन् । सार्वजानिक प्रशासनमा योजना बनाउने , संगठित गर्ने , कर्मचारी व्यवस्थापन गर्ने , निर्देशन दिने , समन्वय तथा बजेट सम्बन्धीविभिन्न कार्यहरु सूचनाको माध्यमबाट मात्र सम्भव रहेको छ । यस्तो महत्वपूर्ण साधन ( सूचना ) माथि सहज पहुँच कायम गरी सूचना संकलन , प्रशोधन , भण्डारण , विश्लेषण र उपयोगको माध्यमबाट निर्णय प्रकृयालाई व्यवस्थित , गुणात्मक , मान्य र कार्यान्वयनयोग्य बनाउन सूचना व्यवस्थापनको महत्वरहेको छ ।

 

नेपालमा सूचना व्यवस्थापन प्रणालीको विद्यमान अवस्थाको बारेमा लेख्नुहोस् ।

·        प्रत्येक संगठनले सूचना प्रणालीमा आधारित सेवा प्रवाहमा जोड दिनथालेको छ ।

·        सूचना र सञ्चारको हकलाई मौलिक हकको रुपमा व्यवस्था गरेको छ ।

·        प्रत्येक कार्यालय सूचनाप्रविधिमैत्री बन्दै गएको छ ।

·        राष्ट्रिय सूचनाहरुको व्यवस्थापनको लागि केन्द्रिय तथ्याङ्ग विभागको स्थापना भएको छ ।

·        सार्वजानिक कर्मचारीहरुको विवरण दुरुस्त राख्न प्रत्येक संगठनको अभिलेख शाखा रहेको छ ।

·        वित्तिय व्यवस्थापन सूचना प्रणालीको व्यवस्था गर्न महालेखानियन्त्रकको कार्यालय तथा कोष तथा लेखा नियन्त्रकको कार्यालयको स्थापना गरिएको छ ।

·        अफिस अटोमेसनको अभ्यास गर्न थालिएको छ ।

·        नेपालमा पनि भौगोलिक सूचना प्रणाली (GIS) , वित्तिय व्यवस्थापन सूचना प्रणाली ( FMIS ) , मानव स्रोत व्यवथापन सूचना प्रणाली ( HRIS ) , आयोजना व्यवस्थापन सूचना प्रणाली ( PIS ) जस्ता व्यवस्थाहरुको अवलम्वन गरिएको छ ।

·        दक्ष जनशक्ति विकासमा जोड दिएको छ ।

·        राष्ट्रियस्तरका महत्वपूर्ण सूचनाहरुको सुरक्षित व्यवस्थापनको लागि सरकारी एकीकृत तथ्याङ्क केन्द्र Government Integrated Center ) स्थापना पनि गरिएको छ ।

·        प्रत्येक संगठनले सूचना व्यवस्थापन सम्बन्धीविभिन्न सफ्टवेयरहरुको प्रयाग गरेको पाईन्छ । जस्तै नेपाल विद्युत प्राधिकरणमा CAIS , Empower जस्ता सफ्टवेयरको प्रयोग भएको छ ।

 

नेपालमा सूचना व्यवस्थापन प्रणालीमा देखिएका समस्या तथा यसलाई प्रभावकारी बनाउने उपायहरुको बारेमा लेख्नुहोस् ।

उत्तरः नेपालमा सूचना व्यवस्थापन प्रणालीमा देखिएका समस्या:

·        सूचना व्यवस्थापनमा व्यवस्थापनको चासो नै कम रहेको देखिन्छ ।

·        अझ पनि सूचना प्रणालीमा आधारित सेवा प्रवाह पूर्णरुपले कायम गर्न सकिएको छैन । सूचना प्रवाह प्रणालीको सु - सञ्चालन हुन सकेको छैन ।

·        अफिस अटोमेसनको अभ्यास सबैमा लागू भएको छैन ।

·         PIS, GIS र FMIS लगायतका व्यवस्थाहरुलाई थप सबलीकृत गर्न सकिएको छैन । प्राप्त सूचनाको प्राथमिकिकरण , सुरक्षण र विश्लेषण पक्ष कमजोर रहेको छ ।

·        प्रविधिगत पछौटेपन कायम मै रहेको छ ।

·        स्रोत साधनको सीमितता रहेको छ ।

·        दक्ष जनशक्तिको अपर्याप्तता रहेको छ ।

·        सूचना व्यवस्थापन सम्बन्धीतालिमको अभाव रहेको छ ।

·        सूचना व्यवस्थापनमा वैज्ञानिक उपकरणको प्रयोग न्युन रहेको छ ।

·        भाषागत समस्या रहेको छ ।

·        सूचनाको सतहि संकलन गर्ने परिपाटि रहेको छ ।

·        जिम्मेवारी र उत्तरदायित्वको कमि रहेको छ ।

·        अव्यवस्थित अभिलेख प्रणाली रहेको छ ।

·        सूचना विश्लेषण र कार्यान्वयन भन्दा प्रतिवेदनमा जोड दिने परिपाटि रहेको छ ।

·        जनचेतना र जनसम्पर्कको कमि रहेको छ ।

·        सूचना व्यवस्थापनमा संलग्न कर्मचारीहरुबिच समन्वयको अभाव रहेको छ ।

·        भौगोलिक विकटतारहेको छ ।

·        सूचना प्रविधिमैत्री संरचना र पूर्वाधार निर्माणमा सरकारको लगानी र बजेट अपर्याप्त हुने गरेको पाईन्छ , आदि ।

 

सूचना व्यवस्थापनलाई प्रभावकारी बनाउने उपायहरु : हरेक संस्थाले प्रयोग गर्ने सूचनाहरु उचित किसिमले व्यवथापन गरिएको अवस्थामा मात्र सो संस्थाले आफ्ना निर्णय र त्यसको कार्यान्वय सहजताका साथ गर्न सक्छ । सूचना व्यवस्थापनको क्षेत्रमा विश्वमा धेरै प्रगति भइसकेको अवस्थामा नेपालले पनि यस सम्बन्धमा गम्भिर हुनु आवश्यक छ । सूचना व्यवस्थापनलाई प्रभावकारी बनाउन चाल्नुपर्ने कदमहरु देहाय बमोजिम रहेका छन् :

·        सूचना व्यवस्थापन गर्ने सम्बन्धमा प्रत्येक संगठनले स्पष्ट नीति बनाउने ,

·        सम्वन्धित संस्थाले व्यवस्थित गरेको सूचनाको आधारमा निर्णय गर्ने परिपाटीको विकास गर्ने ,

·        Information & Documentation center स्थापना गर्ने ,

·        प्रत्येक कार्यालयलाई सूचना प्रविधिमैत्री बनाउँदै लैजाने ,

·        अफिस अटोमेसनको अभ्यसालाई सबै कार्यालयलाई प्रयोग गर्न प्रोत्साहित गर्ने ,

·        नेपाल सरकारले सूचना प्रविधिमैत्री संरचना र पूर्वाधार निर्माणमा पर्याप्त लगानी र बजेटको प्रबन्ध गर्ने ,

·        सूचना व्यवस्थापनमा व्यवसायिकरुपले सक्षम कर्मचारी र विशेषज्ञहरुबाट गर्ने ,

·        सूचनाको श्रोतमा सेवाग्राहि र सम्बद्धपक्षहरुको सहज पहुँच कायम गर्ने ,

·        निरन्तर सुधारको लागि Quality Circle को अवधारणा लागु गर्ने ,

·        Quality Assurance Mechanism को प्रयोग गर्ने ,

·        सूचना व्यवस्थापनका लागि आवश्यक कार्यविधि र निर्देशिका बनाउने ,

·        सम्बद्ध पक्ष , विशेषज्ञ तथा अनुसन्धान संस्थाको सञ्जाल प्रयोग गर्ने , मानव संसाधनको विकास गर्ने ,

·        जोखिमपूर्ण सूचना संकलनमा पर्याप्त लगानी गर्ने ,

·        अध्ययन अनुसन्धान पद्धतिको अवलम्बन गर्ने ,

·        जिम्मेवारी र उत्तरदायित्वको किटान गर्ने , • समन्वय संयन्त्रको प्रभावकारी अवलम्बन गर्ने ,

·        अभिलेख प्रणालीमा सुधार गर्ने ,

·        सूचना विश्लेषण र कार्यान्वयन पक्षमा जोड दिनुपर्दछ ,

·        सूचना संकलन , भण्डारण , विश्लेषण , सुरक्षा र प्रवाह सम्मका सम्पूर्ण चरणहरुहरुलाई व्यवस्थित गर्ने ,

·        आरोप प्रत्यारोप भन्दा पनि असल कार्यलाई मान्यता दिने ,

·        सूचना व्यवस्थापमा वैज्ञानिक उपकरणहरुको प्रयोग गर्ने ,

·        प्रभावकारी अनुगमन र मूल्यांकनलाई जोड दिने , आदि ।

 

अतः सूचना व्यवस्थापन प्रणाली एक पद्धति हो जसले संगठानिक कृयाकलापको सहजिकरण गर्ने , सूचना तथा तथ्याङ्कको संकलन , प्रशोधन , अभिलेख , भण्डारण र उपयोग गर्न सहयोग पुऱ्याउँदछ । सूचना व्यवस्थापन प्रणालीलाई प्रभावकारी बनाउन सकेमा यसले व्यवस्थापकिय कार्यसम्पादनमा सकरात्मक प्रभाव पार्दछ । व्यवस्थापको हरेक क्रियाकलाप निर्णयमा आधारित हुने र निर्णयका हरेक प्रक्रिया सूचनामा आधारित हुने हुँदा सूचना व्यवस्थापन प्रणाली व्यवस्थापनको लागि अतिनै महत्वपूर्ण रहेको छ । यसले संगठनका निर्णय प्रक्रियालाई वस्तुनिष्ठ र विश्वसनीय बनाउन सहयोग गर्दछ । प्रत्येक संगठनहरुले प्रविधिमा आधारित सूचनाको समुचित व्यवस्थापन गरी संगठनको कार्यक्षमता र प्रतिष्ठा बढाउन अग्रसर हुनैपर्दछ ।

 

सूचनाको हकको महत्व उल्लेख गर्दै राष्ट्रिय सूचना आयोगका काम कर्तव्य र अधिकारहरु उल्लेख गर्नुहोस् ।

उत्तरः सूचनाको हक सार्वजनिक महत्व र सरोकारको कुनै पनि विषयमा नागरिकले त्यस्ता सूचनाहरु माग्न सक्ने र प्राप्त गर्न सक्ने अधिकारको सुनिश्चिततालाई नै सूचनाको हक भनिन्छ । नेपालको वर्तमान संविधानले सूचनाको हकलाई मौलिक हकको रुपमा राखेको छ ।

सूचनाको हकको महत्वः

·        शासन प्रक्रियामा जनताको सहभागिता बढाउँछ ।

·        सरकारलाई नागरिकप्रति उत्तरदायी बनाउँछ ।

·        भ्रष्टाचार नियन्त्रण गर्न मद्दत गर्दछ भने पारदर्शितालाई बढावा दिन्छ ।

·        कानूनको शासनलाई प्रवर्द्धन गर्छ ।

·        सार्वजनिक सूचनामा जनताको अधिकार स्थापित गर्छ ।

·        सरकारी तथा सार्वजनिक नीतिको प्रभावकारी कार्यान्वयन गर्न मद्दत गर्छ ।

·        सुचनाको हकले जनता सार्वभौमसत्ता सम्पन्न भएको कुरालाई पुष्टी गर्छ ।

·        दण्डहिनताको अन्त्य गर्न सघाउ पुयाउँछ ।

·        लोकतन्त्रलाई बलियो र संस्थागत गर्छ ।

·        सार्वजनिक सेवा प्रवाहमा प्रभावकारिता ल्याई सेवाग्राहीप्रति उत्तरदायी हुने वातावरण तयार गर्छ ।

·        राज्य सत्तामा नागरिकको पहुँच स्थापित गर्छ ।

 

राष्ट्रिय सूचना आयोगको काम, कर्तव्य र अधिकारहरु :

·        सार्वजनिक महत्वको सूचना सम्बन्धी अभिलेख , लिखत तथा अन्य सामग्रीहरुको अध्ययन तथा अवलोकन गर्ने ।

·        त्यस्ता निकायमा रहेको अभिलेख लिखित वा अन्य सामग्री सम्बन्धी सूचना सूचिकृत गरी राख्न आदेश दिने ।

·        नागरिकको जानकारीका लागि सूचना सार्वजनिक गर्न सम्बन्धित सार्वजनिक निकायलाई आदेश दिने ।

·        समय किटान गरी निवेदकले माग गरेको सूचना दिन सम्बन्धित निकायलाई आदेश दिने ।

सूचनाको हक कुनै पनि नागरिकको नैर्सगिक अधिकार हो । सार्वजनिक महत्व वा सरोकारको सूचना दिनु सार्वजनिक पदाधिकारीको कानुनी दायित्व हो । सूचनाको हकको प्रभावकारी कार्यान्वयन भएको अवस्थामा यसले राष्ट्रमा सुशासन कायम मद्दत गर्दछ ।